Sistem Penjaminan Mutu Internal

Universitas Bakrie



Universitas Bakrie dibangun dengan mengedepankan nilai-nilai positif (yang diwujudkan dalam Visi, Misi, Tujuan dan Strategi Universitas Bakrie) yang ingin ditanamkan kepada seluruh sivitas akademika, terutama mahasiswa sebagai hasil dari penyelenggaraannya.  Dalam rangka mewujudkan visi, misi, tujuan dan strategi Universitas Bakrie, pelaksanaannya dilakukan melalui tahapan rencana pengembangan jangka panjang, rencana strategis (lima tahunan) dan rencana operasional (tahunan) yang diiringi dengan penjaminan mutu manajemen di setiap kegiatannya. Di awal pengembangannya, Universitas Bakrie memahami pentingnya penyelenggaraan pendidikan yang didasarkan pada proses yang akan menjamin mutu lulusan dan luaran lain yang dihasilkan dari pelaksanaan kegiatan tridarma perguruan tingginya.

Dilatarbelakangi hal tersebut dan untuk menjamin keberlanjutan penjaminan mutu tersebut serta patuh pada amanah undang-undang, Universitas Bakrie merancang suatu kegiatan sistemik berupa Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang dilakukan secara otonom dan disebut sebagai SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) Universitas Bakrie yang mengacu pada UU No 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional yang dikuatkan oleh UU No 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi Pasal 51-53.  SPMI Universitas Bakrie kemudian dilaksanakan, dievaluasi, dikendalikan dan dikembangkan secara mandiri oleh Universitas Bakrie untuk mengendalikan dan meningkatkan mutu penyelenggaraan Pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan melalui implementasi proses Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan (PPEPP) Standar DIKTI serta Standar Mutu Pendidikan Universitas Bakrie yang disesuaikan dengan ciri khas, nilai dan cita-cita dari Universitas Bakrie.

Manajemen pelaksanaan SPMI di Universitas Bakrie menganut sistem manajemen mutu dalam siklus PPEPP berdasarkan Pasal 5 Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu yang akan menghasilkan kaizen atau Continuous Quality Improvement (CQI) pada mutu pendidikan tinggi di Universitas Bakrie sesuai kebutuhan masyarakat, kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, kebutuhan pemangku kepentingan, penerima manfaat lain dan kepentingan internal Universitas Bakrie yang terkait langsung dengan siklus perencanaan kegiatan tahunan.

 

Siklus SPMI Universitas Bakrie

 

Penetapan (P) Standar dirumuskan oleh UPT Penjaminan Mutu dengan berkoordinasi dengan Pimpinan Universitas dan Kepala Unit Kerja. Standar adalah tolok ukur atau kriteria yang diinginkan untuk dicapai. Penetapan standar didasarkan pada Standar Nasional Pendidikan Tnggi yang berlaku; visi, misi, tujuan dan strategi Universitas Bakrie; tata nilai Universitas Bakrie serta klausul standar SNI:ISO 21001:2018. Standar mutu yang berlaku di Universitas Bakrie terdiri dari standar nasional DIKTI (berjumlah 24 standar) dan standar yang ditetapkan oleh Yayasan Pendidikan Bakrie untuk pelampauan standar DIKTI berjumlah 16 standar. Standar mutu yang telah ditetapkan disosialisasikan kepada seluruh sivitas akademika dan pihak lain yang terkait

Pelaksanaan (P) Standar melekat pada tugas pokok dan fungsi masing-masing unit kerja di Universitas Bakrie. Pihak yang menjadi Audience pada pernyataan standar wajib melaksanakan isi standar mutu beserta prosedur operasional turunannya. Pelaksanaan standar didokumentasikan dalam sistem informasi manajemen, dokumen formulir atau bentuk lain dokumentasi pelaksanaan standar yang dapat dibuktikan dan dipertanggungjawabkan. Agar semua standar dalam SPMI dapat dilaksanakan, diperlukan Manual Pelaksanaan Standar dalam SPMI yang dihimpun dalam buku Manual SPMI Universitas Bakrie.

Evaluasi (E) Standar adalah tindakan yang dilakukan oleh setiap pimpinan unit kerja di Universitas Bakrie, untuk menilai pemenuhan standar yang telah ditetapkan/penilaian kesesuaian antara pelaksanaan standar dengan standar yang telah ditetapkan. Evaluasi pada sistem manajemen mutu di Universitas Bakrie terdiri dari summative evaluation dan formative evaluation.

Pada formative evaluation, tindakan evaluasi melekat bersama tindakan pemantauan (monitoring) sehingga disebut juga sebagai monev (monitoring dan evaluasi). Baik  summative evaluation maupun formative evaluation dilakukan secara berkala tiga bulanan melalui melalui mekanisme rapat koordinasi, Audit Mutu Internal (AMI), Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) dan Rapat Kerja Tahunan (RKT).

Agar proses evaluasi dapat dilakukan, maka diperlukan ketersediaan data, informasi, keterangan, alat bukti sebagai objek evaluasi yang didapat dari formulir/rekaman/dokumentasi pelaksanaan standar. Selain itu juga diperlukan kejelasan mengenai siapa yang mengevaluasi serta kapan dan bagaimana evaluasi standar dilakukan. Keseluruhan hal-hal tersebut dirumuskan dalam Manual Evaluasi Standar dalam SPMI yang dihimpun dalam buku Manual SPMI Universitas Bakrie.

Pengendalian (P) Standar merupakan bentuk tindak lanjut yang dilakukan terhadap temuan dalam proses evaluasi terhadap pelaksanaan/implementasi standar. Apabila tidak ditemukan ketidaksesuaian, maka langkah pengendalian berupa upaya untuk mempertahankan pencapaian. Namun apabila pada evaluasi pelaksanaan standar ditemukan ketidaksesuaian dan kendala, maka upaya pengendalian berupa tindakan korektif dan antisipatif untuk memastikan pelaksanaan standar sesuai perencanaan yang telah ditetapkan.

Tindakan koreksi untuk pengendalian, penanggung jawab tindakan pengendalian serta efektivitasnya dilakukan melalui mekanisme manajemen risiko serta permintaan tindakan koreksi (formulir CPAR) yang telah diterapkan oleh Universitas Bakrie. Semua tindakan koreksi yang dilakukan perlu didokumentasikan dengan jelas, lengkap dan benar.

Untuk memastikan proses pengendalian dapat dilakukan, diperlukan mekanisme pengendalian yang dirumuskan dalam Manual Pengendalian Standar dalam SPMI yang dihimpun dalam buku Manual SPMI Universitas Bakrie.

Peningkatan (P) Standar adalah upaya mempertinggi standar yang berlaku dalam SPMI Universitas Bakrie untuk perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) atau kaizen SPMI. Tahapan peningkatan hanya bisa dilakukan setelah ke-4 tahap lainnya (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi dan Pengendalian) dilalui dan membentuk suatu siklus tertutup PPEPP.

Upaya peningkatan dapat dilakukan pada semua unsur pernyataan standar, yaitu Audience (subyek), Behaviour (predikat), Competence (obyek), Degree (keterangan), baik parsial maupun kombinasi keempatnya serta dirumuskan berdasarkan hasil analisis evaluasi pelaksanaan standar maupun kebutuhan mahasiswa, stakeholder dan dinamika regulasi dari survey kepuasan layanan yang diberikan manajemen.

Untuk menunjang keberhasilan kaizen SPMI, perlu dirumuskan Manual Peningkatan Standar dalam SPMI yang dihimpun dalam buku Manual SPMI Universitas Bakrie. Hasil dari peningkatan standar adalah ditetapkannya standar baru dalam SPMI yang lebih tinggi tingkatannya menggantikan standar sebelumnya. Setelah itu, siklus SPMI berjalan lagi dan ditingkatkan secara berkelanjutan dari masa ke masa untuk menjamin tingginya kualitas penyelenggaraan Pendidikan di Universitas Bakrie.

 

 

 

Audit Mutu Internal (AMI)

Audit Mutu Internal (AMI) adalah mekanisme evaluasi yang paling penting di dalam Sistem Manajemen Mutu/Sistem Penjaminan Mutu Internal (SMM/SPMI) Universitas Bakrie. Hal tersebut disebabkan karena selain dinilai berdasarkan laporan mengenai capaian sasaran mutu dan capaian kinerja dari unit kerja, dilakukan asesmen lapangan untuk pengecekan bukti pelaksanaan standar tersebut beserta risiko/kendala yang terjadi selama pelaksanaan standar oleh auditor internal yang terlatih dan berpengalaman. Hasil dari AMI kemudian dianalisis dan dibawa ke Rapat Tinjauan Manajemen yang dihadiri seluruh pimpinan Universitas Bakrie untuk menentukan sikap dan merumuskan langkah tindak lanjut berdasarkan hasil analisis evaluasi AMI. Tujuan utama dari AMI adalah ‘menjamin mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan memverifikasi kesesuaian antara pelaksanaan dengan standar/sasaran mutu berbasis manajemen risiko yang telah ditetapkan dalam rangka mendapatkan rekomendasi untuk peningkatan mutu serta menjaga akuntabilitas Universitas Bakrie dalam pemenuhan Good University Governance’. Sedangkan tujuan khusus pelaksanaan AMI adalah: 1. Untuk memeriksa kesesuaian antara kinerja unit kerja dengan standar/sasaran mutu unit kerja yang telah ditetapkan; 2. Untuk memeriksa kepatuhan unit kerja terhadap prosedur yang berlaku; 3. Untuk memeriksa pelaksanaan manajemen risiko pada unit kerja; 4. Untuk memberikan rekomendasi kepada unit kerja untuk peningkatan mutu; 5. Untuk mempersiapkan prodi dan institusi dalam SPME.



Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)

RTM adalah pertemuan yang dilakukan oleh manajemen secara periodik untuk meninjau kinerja sistem manajemen mutu dan kinerja pelayanan institusi  untuk memastikan  kelanjutan,  kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan. Salah satu tujuan khusus dari rapat yang dipimpin langsung oleh pimpinan dan dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen ini adalah untuk membahas tindak lanjut temuan audit. RTM dilakukan untuk memastikan apakah temuan AMI dapat ditindaklanjuti dengan baik dan memastikan apakah sistem mutu berjalan efektif dan efisien. Rapat tinjauan ini mencakup penilaian untuk peningkatan dan perubahan sistem penjaminan mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. Setiap kegiatan RTM direkam dan hasil rekamannya dipelihara dengan baik sehingga sewaktu-waktu bisa dibuka untuk dipelajari.

Agar tujuan RTM dapat dicapai secara efektif, RTM biasanya dilakukan secara berjenjang. RTM dimulai dari jenjang yang paling rendah, kemudian meningkat hingga ke jenjang teratas. RTM tingkat fakultas, misalnya, dilakukan setelah pelaksanaan RTM tingkat jurusan/departemen/bagian. Sementara RTM tingkat universitas dilakukan setelah pelaksanaan RTM tingkat fakultas. Tindak lanjut temuan yang belum dapat diselesaikan di jurusan/departemen/bagian, maka akan dibawa pada RTM tingkat di atasnya. Demikian juga tindak lanjut temuan yang belum dapat 

diselesaikan di fakultas, akan dibawa pada RTM tingkat universitas. RTM dapat diselenggarakan secara khusus yang hanya membahas agenda tinjauan manajemen. Namun, adakalanya dilakukan bersamaan dengan rapat lainnya, seperti saat rapat pimpinan yang diisi dengan agenda tinjauan manajemen.